Работа зав канцелярией. Должностная инструкция заведующего канцелярией. Требования к квалификации заведующего канцелярией

Должностная инструкция по специальности «Заведующий канцелярией»

Работа зав канцелярией. Должностная инструкция заведующего канцелярией. Требования к квалификации заведующего канцелярией

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего канцелярией бесплатно. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно – правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

1. Общие положения

     1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»).                                                            Название учреждения         

     1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным  профессиональным  образованием и  стажем  работы  по профилю не менее _________ лет.

     1.3. Заведующий канцелярией находится в  подчинении ____________________________

                                                                                               (директора предприятия;

________________________________________________________________________.

                        иного  должностного лица)

     1.4. В период  отсутствия  заведующего  канцелярией  (командировка, болезнь, отпуск   и  пр.)  его  обязанности  возлагаются на его   заместителя   или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

     1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и  освобождается от нее по приказу  директора предприятия.

     1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

     – положением о канцелярии предприятия;

     – инструкцией по работе архива и делопроизводству;

     – данной должностной инструкцией.

     1.7. Заведующий канцелярией обязан  знать:

     –  государственную систему делопроизводства;

     – распоряжения, постановления,   приказы   и  прочие нормативные и руководящие документы    вышестоящих   органов, которые    касаются организации делопроизводства;

     – стандарты унифицированной системы  организационно-распорядительной документации;

     – организацию делопроизводства на предприятии;

     – схемы документооборота;

     – структуру предприятия;

     – порядок  составления  описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры  дел и установленной отчетности;

     – основы организации производства, экономики, управления и труда;

     – оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

     – трудовое законодательство;

     – порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

     – системы организации контроля исполнения документов;

     – правила  трудового распорядка на предприятии;

     – правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

     – нормы   и правила  охраны   труда и техники   безопасности.

     1.8. Заведующий  канцелярией  осуществляет  руководство  работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

     Заведующий канцелярией обязан:

     2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.

     2.2. Организовывать работу канцелярии.

     2.3. Осуществлять  контроль сроков  выполнения документов и их правильным оформлением.

     2.4. Разрабатывать   инструкции, касающиеся ведения  делопроизводства  на предприятии и организовывать их внедрение.

     2.5. Организовывать   работу   по  учету, регистрации,   хранению  и передаче в структурные подразделения документации  текущего делопроизводства, в  том  числе  приказов и распоряжений руководства,  касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.

     2.6. Принимать     меры    по    обеспечению    работников    службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием,   инвентарем,  оргтехникой и  техническими  средствами управленческого труда.

     2.7. Обеспечивать подготовку  справок о соблюдении сроков выполнения документов.

     2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

     2.9. Руководить делопроизводством  в подразделениях предприятия,  следить за  правильным   формированием, своевременной  сдачей  дел  в  архив и их хранением.

     2.10. Принимать участие  в подготовке созываемых  руководством  совещаний.

     2.11. Обеспечивать установленный   режим  доступа  к  документам  и использования и информации, которая в них  содержится.

     2.12.Организовывать  техническое  обслуживание совещаний,  оформление командировочных документов, регистрацию  работников, которые   прибывают   в   командировку   на предприятие.

     2.13. Участвовать   в   разработке   и    внедрении    новых технологических процессов   работы   с   документацией,   усовершенствовании автоматизированных информационных   систем   и   технологий.

     2.14. Проводить   работу   по   защите   информации, которая    составляет государственную, служебную и коммерческую  тайну.

     2.15. Разрабатывать  и  организовывать  проведение  мероприятий, направленных    на улучшение работы  канцелярии.

3. Права

     Заведующий канцелярией вправе:

     3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений    предприятия    и директора собственные предложения, направленные     на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.

     3.2. Требовать    от    руководителей    структурных   подразделений предприятия и  других  работников  предприятия   должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

     3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать  их  доработки  в случае нарушения определенных правил.

     3.4. Визировать и подписывать документы,  которые связаны с  деятельностью канцелярии.

     3.5. Проверять    организацию    делопроизводства    в структурных подразделениях предприятия.

     3.6. Давать  распоряжения,  обязательные  для   выполнения   работниками канцелярии.

     3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

     3.8. Вносить на рассмотрение  директора  предприятия  собственные предложения  о поощрении лучших работников отдела,  о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

     3.9. Сотрудничать:

     – с руководителями всех структурных подразделений предприятия  –  по

вопросам ведения   делопроизводства,   организации  контроля  и  проверки

исполнения указаний канцелярии,  подготовки и  представления  необходимых

документов;

     – с хозяйственным  отделом  –  по  вопросам  обеспечения бланками документов,   средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

     – с  юридическим  отделом  –  по  правовым  вопросам,  связанными   с подготовкой документации;

     – с отделом кадров –  по  вопросам  подбора,  приема,  увольнения  и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

     Заведующий канцелярией ответственен:

     4.1. За невыполнение или недолжное выполнение  своих должностных

обязанностей, которые  предусмотрены  данной должностной   инструкцией в  определенных трудовым законодательством РФ рамках.

     4.2. За  правовые нарушения,  которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в  определенных   уголовным, административным   и гражданским законодательством РФ рамках.

     4.3. За причинение материального вреда предприятию в  определенных трудовым,  гражданским  и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Источник: https://www.kaus-group.ru/knowledge/duty/category/secretary/material/137/

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Работа зав канцелярией. Должностная инструкция заведующего канцелярией. Требования к квалификации заведующего канцелярией

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2020 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • структуру предприятия, учреждения, организации;
  • организацию делопроизводства;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • системы организации контроля за исполнением документов;
  • оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
  • основы экономики, организации производства, труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями директора организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией – образец 2020 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-zavedujushhego-kanceljariej

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.